Samochód osobowy w firmie – jak go rozliczyć?

Magazyn LWICEBIZNESU.PL 20 LIPCA 2024 - Adamska Media

• Jak wyliczyć podatek VAT w przypadku użytkowania w firmie samochodu osobowego?

• Którą formę rozliczenia wybrać?

• Jakie opcje są dostępne i jakie korzyści niosą ze sobą?

• Wątpliwości w tym temacie rozwiewa nasza ekspertka, Dorota Zakrzewska, właścicielka certyfikowanego biura księgowego Family Company Sp. Z o. o., mieszczącego się w podwarszawskim Nadarzynie https://polecanaksiegowa.pl

Joanna Bielas:

Rozliczenie samochodu osobowego rodzi obecnie najwięcej pytań u przedsiębiorców. Jakie przepisy regulują te kwestie?

Dlaczego, Pani zdaniem, właściciele firm mają problem z ich interpretacją?

Dorota Zakrzewska:  Zawiłości naszych przepisów sprawiają, że przedsiębiorcy mają prawo czuć się zagubieni. By prawidłowo dokonać rozliczeń podatkowych samochodu wprowadzonego na środki trwałe, jako użyczenia, czy też zakupionego w formie leasingu, należy zapoznać się z szeregiem przepisów.

Warto również podeprzeć się interpretacjami wydawanymi przez urząd skarbowy. Każdy przypadek należy jednak rozpatrywać indywidualnie. W sytuacji rozliczenia podatku VAT, podstawę do rozliczeń stanowią przepisy zawarte w  ustawie o podatku od towarów i usług, potocznie nazywanej ustawą VAT (przede wszystkim artykuł 86a ze wszystkimi jego ustępami, jak również art.90b).

W przypadku rozliczenia podatku dochodowego, przepisy zostały zawarte w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych bądź w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych.

Podstawą jest w przypadku osób fizycznych obowiązujący art. 23 ust.1 ze wszystkimi punktami, jak również art. 5a, który łączy się z kolejną ustawą, ale również z ustawą o której wielu przedsiębiorców zapomina, mianowicie z ustawą o ruchu drogowym, gdzie znajdziemy definicję samochodu osobowego i ciężarowego, co ma ogromne znaczenie.

W tym miejscu podkreślę, że artykuł 5a ustawy o PIT osób fizycznych, to nic innego, jak przepisany tekst właśnie z ustawy o ruchu drogowym.

W przypadku podatku dochodowego od osób prawnych (potoczna nazwa to  ustawa CIT), pod uwagę weźmiemy artykuł 16.

Dołóżmy do tego art.24 PIT , artykuł 12 ,14. Przy prawidłowym rozliczeniu przydadzą się też wyroki Najwyższego Sądu Administracyjnego, gdyż ich interpretacje również mogą nam pomóc w odnalezieniu się w tych licznych artykułach.

Chciałabym też wspomnieć o kwestii użyczenia samochodu art. 710 kodeksu cywilnego określa zasady umowy użyczenia. Jednym słowem, to bardzo rozległy temat. Nie dziwię się zatem, że przedsiębiorcy czują się zagubieni. Staram się w sposób czytelny przedstawiać poszczególne zagadnienia na swoim blogu https://ksiegowesos.pl , serdecznie zapraszam do odwiedzenia tej strony.

Joanna Bielas:

Jakie są możliwości zaksięgowania zakupu samochodu osobowego na firmę?

Dorota Zakrzewska: Możliwości jest kilka, w zależności od tego, w jaki sposób nabyliśmy samochód i w jakiej części chcemy, by był związany z naszą firmą.

Obecnie najbardziej popularną formą jest leasing wzięty na firmę, z uwagi na fakt, że rozliczenie nabytego w ten sposób samochodu stanowi najprostszą wersję.

W przypadku leasingu finansowego (nie operacyjnego!), otrzymujemy faktury, wliczamy je w koszty po dokładnym zapoznaniu się z przepisami, w jakiej wysokości możemy to zrobić.

Kolejną możliwością jest zakup za gotówkę, bądź w kredycie prywatnym i wprowadzenie takiego samochodu na środki trwałe firmy. W każdym przypadku należy uważać na obowiązujące limity odliczeń: dla samochodu jest to kwota do 150 tys. zł i 225 tys. zł dla pojazdów elektrycznych. Pamiętajmy więc, że wyższa kwota nie może być wliczona w koszty.

Kolejnym aspektem jest wartość samochodu w przypadku, gdy chcemy wprowadzić do działalności pojazd, którego byliśmy już wcześniej właścicielami. Przed zmianą przepisów nieważne było, kiedy pojazd był zakupiony, wartość do celów amortyzacji przyjmowało się z umowy kupna czy też faktury zakupu.

Obecnie jest to wartość rynkowa na dzień wprowadzenia danego pojazdu do działalności, o czym mówi art. 22a, 23a. Musimy również zapoznać się z klasyfikacją środków trwałych i zaliczyć pojazd do odpowiedniej grupy KŚT.

Choć brzmi to skomplikowanie, musimy wiedzieć, z jaką stawką amortyzacji będziemy mieli do czynienia: samochód w leasingu jest wliczany w koszty na podstawie faktur od firmy bądź banku leasingowego, zaś w przypadku wprowadzenia samochodu na środki trwałe odliczamy go co miesiąc na podstawie tzw. amortyzacji.

Wyróżniamy amortyzację liniową, degresywną lub przyspieszoną.

Jest też inna metoda wprowadzenia samochodu do firmy – użyczenie. Wady tego rozwiązania to ograniczenie prawa do odliczania w przypadku samochodów osobowych do 20% w podatku dochodowym.

W przypadku VAT, w zależności od tego, czy spełniliśmy warunki do odliczenia, możemy zaliczyć w koszty minimalnie 50% z sumy Vat z faktury bądź 100% – mówi nam o tym artykuł 23 ustawy o PIT i 16 w CIT.

Joanna Bielas:

Zacznijmy od sytuacji, gdy samochód używany w firmie jest środkiem trwałym. Jak możemy korzystnie ująć w firmowe koszty podatkowe taki pojazd? 

Dorota Zakrzewska: W przypadku wprowadzenia samochodu na środki trwałe w pierwszej kolejności należy ustalić, czy to pojazd osobowy czy też ciężarowy.

Z ciężarowymi nie ma żadnego problemu, gdyż wliczamy 100% do podatku dochodowego, 100% do VAT-u i nie prowadzimy ewidencji przebiegu pojazdu, nazywanej potocznie „kilometrówką”.

W przypadku samochodu osobowego musimy zadecydować, czy będziemy go używać w 100% w działalności – zgłaszamy go wtedy na formularzu VAT-26 do urzędu skarbowego i zaczynamy prowadzić tzw. „kilometrówkę” na potrzeby odliczenia podatku VAT od kosztów związanych z używaniem tego samochodu.

W takim przypadku możemy odliczyć 100% kosztów również w PIT, nie tylko w VAT. Uczulam jednak, że to rozwiązanie może być bardzo kłopotliwe. Kontrowersje wzbudza choćby kwestia parkowania samochodu pod własnym domem, nawet wtedy gdy mamy działalność zarejestrowaną w miejscu zamieszkania.

Wiele urzędów podważa wtedy używanie samochodu wyłącznie do celów służbowych i odbiera przedsiębiorcy prawa do odliczania 100 % w PIT, zmuszając do przejścia na system 75% do PIT i 50% do VAT. Warto zatem dobrze się zastanowić, zanim wliczymy samochód 100% w koszty.

Jeżeli nie chcemy prowadzić „kilometrówki”, to wybieramy metodę mieszaną, która oznacza, że z samochodu korzystamy zarówno w działalności, jak i prywatnie. Jest to najczęściej wybierana metoda, według której kwalifikujemy 75% do podatku dochodowego i tylko 50% z sumy VAT na fakturze. Metoda mieszana nie jest może szczególnie korzystna, ale za to bezpieczna.

Joanna Bielas:

Jakie szczególne warunki musimy spełnić, by rozliczać koszty eksploatacji auta w wysokości 100%?

 

Dorota Zakrzewska: W przypadku umowy leasingowej (ale tylko w zakresie rat), możemy odliczyć 100%, natomiast w przypadku wszystkich innych wydatków związanych z bieżącym użytkowaniem, mówimy o 100% lub 75%.

Tak jak wspomniałam wcześniej, by odliczyć 100% z kosztów, musimy zgłosić nasz samochód na druku VAT-26 do urzędu skarbowego i prowadzić „kilometrówkę”.

W mojej 27- letniej karierze w tej branży zdarzyła mi się taka historia: klient, z którym niedawno podpisałam umowę, miał kontrolę wydatków związanych z samochodem osobowym i 100% odliczeń.

Urzędnik zażądał zdjęcia stanu licznika, by go porównać z ewidencją. Niestety te dane się nie zgadzały i to były to niewielkie różnice. Pojazd został wykreślony z odliczenia 100%, klient musiał ponieść ogromne koszty, zaś korekta całej księgowości objęła ok 3 lata.

Dlatego staram się przestrzegać moich klientów, by nie jeździć tym samochodem w miejsca, gdzie urząd skarbowy może mieć podejrzenie, że jesteśmy tam w celach prywatnych, typu: notoryczne wycieczki do hipermarketu czy nasze miejsce zamieszkania.

Joanna Bielas:

Kolejną kontrowersją jest miejsce parkowania auta po pracy…

 

Dorota Zakrzewska: Zgadza się, ponieważ samochód powinien być parkowany pod miejscem działalności albo pod siedzibą firmy. W przypadku, jeżeli mamy działalność gospodarczą zarejestrowaną w miejscu zamieszkania, zawsze doradzam, żeby tego kosztu w ogóle nie wrzucać.

Czasami lepiej odpuścić sobie pewne koszty, niż potem wdawać się w spory z urzędem skarbowym.

Pamiętając o tych obostrzeniach, zakładamy zatem ewidencję przebiegu pojazdu ze stanami licznika i prowadzimy ją sumiennie. W takim przypadku możemy przy osobówce zastosować 100% odliczenia w kosztach.

Inne rozwiązania mamy w przypadku użytkowania samochodów ciężarowych. Przede wszystkim, by taki pojazd został uznany za ciężarowy, musi mieć przeprowadzone dodatkowe badanie techniczne na stacji diagnostycznej.

Otrzymuje się wtedy odpowiednie zaświadczenie potwierdzające ten fakt i obowiązkowy stempelek do dowodu rejestracyjnego. Jeżeli dopełniliśmy formalności, odliczamy 100% w koszty, już bez prowadzenia kilometrówki.

Joanna Bielas:

Na jakich innych zasadach można eksploatować pojazdy w firmie? Innymi słowy: czy samochody osobowe zawsze muszą stanowić majątek firmy czy może jest szerszy wachlarz możliwości?

 

Dorota Zakrzewska: Samochód nie musi stanowić majątku firmy, możemy go użyczyć. Pamiętajmy, że przez umowę użyczenia, użyczający zobowiązuje się zezwolić biorącemu na bezpłatne korzystanie z oddanej rzeczy przez oznaczony lub nieoznaczony czas.

Kwestia bezpłatnego użytkowania odróżnia taką umowę od umowy najmu, która musi być odpłatna. Użyczającym może być nasz tata, mama, wujek, kolega itd.….

Umowę użyczenia samochodu można również sporządzić z żoną lub mężem w przypadku, kiedy między małżonkami jest zawarta umowa o rozdzielczości majątkowej – to warunek konieczny do spełnienia.

Jeżeli mamy swój własny samochód i zamierzamy go sprzedać, to aby uniknąć potem kłopotliwego płacenia podatku VAT i PIT lub CIT, nie wprowadzamy go na środki trwałe, tylko użyczamy na podstawie oświadczenia.

Korzystając z tej opcji, ograniczamy sobie możliwość odliczenia wydatków związanych z eksploatacją samochodu z 100%, czy 75%, do wyłącznie 20%, co precyzuje art.23 pkt.1 ust.46 ustawy o PIT. Ta metoda daje nam wiele korzyści: przede wszystkim, dowolnie dysponujemy pojazdem, nie troszcząc się o miejsca parkowania.

Ponadto, gdy rozliczamy się z działalności gospodarczej w formie ryczałtu, a jednocześnie jesteśmy czynnym podatnikiem VAT, to i tak zyskujemy, gdyż do podatku VAT możemy wliczyć 50% stosując metodę mieszaną.

Joanna Bielas:

Jakie rozwiązanie można zastosować w przypadku wykorzystywania auta prywatnego w firmie? Kiedy przysługuje nam wrzucenie w koszty firmy w wysokości 20%, a kiedy 75%?

 

Dorota Zakrzewska: Możliwości jest wiele, na przykład: wzięliśmy samochód osobowy w leasingu i nie chcemy prowadzić „kilometrówki” – wówczas mamy do odliczenia 75%. Z kolei na podstawie umowy użyczenia odliczamy 20%.

Warto jednak wiedzieć, czy osoba, która nam użycza pojazdy należy do tzw. I czy II grupy użyczających, gdyż ma to wpływ na wysokość odliczeń, o czym mówi kolejna ustawa, tym razem o podatku od spadku i darowizn art.14 ust.3.

Przedsiębiorca będzie musiał mimo wszystko wykazać przychód i go opodatkować. Wynika to z art. 11 ust. 1 ustawy o PIT, zgodnie z którym za uzyskany przychód uznaje się także wartość świadczeń otrzymanych w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Powiązany do tego jest art. 14 ust. 2 pkt 8 ww. ustawy, jeżeli użyczenie samochodu jest związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, zostanie zakwalifikowane jako przychód z tej działalności.

Tak naprawdę zatem należy każdy przypadek rozpatrzyć indywidualnie, gdyż nawet gdy my i nasz sąsiad mamy swoje firmy i używamy takich samych samochodów, możemy korzystać z innych metod odliczeń pojazdów.

Joanna Bielas:

Przedsiębiorców bardzo interesuje też kwestia podatku od sprzedaży samochodu osobowego. Jakie opcje mamy do wyboru?

 

Dorota Zakrzewska: Oj, tu wchodzimy na grząski grunt. Na pewno najlepszą i najmniej bolesną metodą jest sprzedaż samochodu, który mamy na stanie firmy na fakturę.

Kolejną sprawą jest wyprowadzenie tego samochodu na potrzeby własne i dopiero wtedy jego sprzedaż, przy czym należy pamiętać, że możemy to uczynić po 6 latach, żeby uniknąć płacenia podatku dochodowego, licząc między pierwszym dniem miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło wycofanie z działalności – a dniem zbycia.

W przypadku sprzedaży przed okresem 6 lat, zobowiązani jesteśmy potraktować czynność jako przychód z działalności i odprowadzić od tego podatek dochodowy. Może się zdarzyć, że będziemy musieli odprowadzić również VAT.

Korzystnym rozwiązaniem jest też podarowanie pojazdu bliskiej osobie, przy czym należy tu spełnić kilka warunków.

Joanna Bielas:

Warto wyjaśnić też zagadnienia ubezpieczenia pojazdu. Czy można ten wydatek wliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

 

Dorota Zakrzewska: Jak najbardziej, możemy zaliczyć wszelkie koszty związane z eksploatacją samochodu, nie tylko wydatki na paliwo, ale również ubezpieczenie, myjnie, naprawy, części samochodowe, parkometry, wycieraczki czy nawet… zapachy.

Należy tylko pamiętać, by zaliczyć je w odpowiednich procentach. Praktycznie każdy wydatek możemy wliczyć w 75% lub nawet w 100%.

Dziękuję za rozmowę Dorota Zakrzewska Założyciel Krajowej Izby Biur Rachunkowych Joanna Bielas / Adamska Media

 

J.B.: Dziękuję za rozmowę i polecam wizytę na stronie www.biuroksiegowe.top

LINK DO WYWIADU W MAGAZYNIE https://lwicebiznesu.pl/samochod-osobowy-w-firmie-jak-go-rozliczyc/